Le temps est une ressource de plus en plus rare. Les gens sont bombardés d'exigences, non seulement dans leurs vies professionnelles, mais aussi dans leurs vies privées. Comment trouver le temps pour faire son travail et pour réfléchir? Voici quelques idées pour récupérer le temps qui fuit.
Considérez les vertus de l'introversion. Ceci ne veut pas dire qu'il faut éviter de parler aux autres ou d'entretenir des relations d'amitié dans le cadre du travail (voir point suivant). Par contre, il y a beaucoup d'interactions sociales dans les milieux de travail, que ce soit des gens qui vous racontent leur dernier voyage ou des employés qui vous interrompent à tous moments avec des problèmes qu'ils sont pleinement habilités à résoudre. Le problème c'est que la conversation sociale prend beaucoup de temps. Évitez d'explorer vos états d'âme en public et limitez les conversations qui n'ont pas de but particulier pour votre travail. Abstenez-vous d'entretenir la « machine à rumeurs » et de vous adonner à des spéculations inutiles en compagnie de collaborateurs.
Rehaussez la qualité de vos interactions personnelles. Lorsque vous rencontrez quelqu'un en personne, soyez présent en corps et en esprit. Concentrez-vous sur l'objet de la discussion et évitez de consulter votre courriel ou votre cellulaire (voir point suivant). Évitez de sauter du coq-à-l'âne dans vos conversations ou de parler de tout et de rien. Vous augmenterez ainsi l'efficacité de vos échanges verbaux. S'il est absolument nécessaire d'entreprendre des discussions amicales, faites-le à des moments opportuns pour vous, lors des pauses café ou durant la pause du diner.
Mettez de la discipline dans vos contacts téléphoniques. Fermez le cellulaire lors des réunions et des conversations ou, à tout le moins, désactivez la sonnerie. Surtout ne pas mettre le téléphone en mode vibration. C'est encore plus énervant pour les interlocuteurs qui sont présents. Évitez de trop répondre à votre cellulaire ou même au téléphone lorsque vous êtes au bureau. Créez un message générique du genre, « Laissez-moi un message » tout en s'abstenant de donner votre horaire de la journée ou de la prochaine semaine. Consultez vos boites vocales à intervalles réguliers (90 minutes) et rendez les appels essentiels et importants dans les plus brefs délais. Pour ce qui est des appels non importants, un simple courriel peut souvent faire l'affaire et permet d'éviter une conversation inutile.
Réduisez le temps passé en réunions. Il y a tellement de réunions et de consultations en groupe de nos jours qu'il devient presque impossible de se garder des moments pour la réflexion et pour s'affairer à ses propres tâches. Le problème c'est que les réunions sont souvent une façon d'esquiver la responsabilité ou d'éviter de prendre des décisions difficiles. On pourrait annuler 90 pour cent des réunions sans nuire à l'efficacité du travail. Refusez de participer à des réunions qui n'ont pas d'ordre du jour ou qui ne restent pas sur le sujet. Si c'est votre supérieur hiérarchique qui conduit des réunions de ce genre, proposez-lui de créer un ordre du jour. Lorsque c'est vous qui organisez une réunion, demandez-vous si elle est absolument nécessaire. Suivez l'ordre du jour à la lettre et coupez à court toute digression inutile. Interdisez les comptes rendus d'activités par tous et chacun. Planifiez une réunion hebdomadaire visant la participation de votre personnel clé et utilisez cette occasion pour résoudre le plus de questions et de problèmes possible.
Laissez vos employés faire leur travail. Cette recommandation est à deux sens. Établissez vos attentes avec vos employés et donnez-leur des objectifs à atteindre. Ensuite, laissez-les faire ce qu'ils ont à faire en évitant de tout vouloir gérer. S'ils font une erreur ou qu'ils ont un problème, habilitez-les à le corriger ou à le résoudre par eux-mêmes et évitez d'intervenir à moins que la gravité de la situation ne l'exige. À l'inverse, s'ils viennent vous voir avec des banalités ou des problèmes mineurs, encouragez-les à trouver la solution par eux-mêmes, ou en consultation avec leurs pairs ou leurs propres employés. Il y aura certes des occasions où il faudra intervenir, mais il est fort à parier que le fait d'exiger et d'encourager les employés de la sorte les rendra beaucoup plus autonomes dans leur travail. C'est aussi beaucoup plus formateur.
Maitrisez l'emploi du courrier électronique. Tout le monde en convient : il y a beaucoup trop de courriel (à part, bien entendu, ce bulletin). Cet instrument de communication très utile est en passe de devenir une tare, si ce n'est pas déjà fait. Informez votre entourage que vous ne voulez plus recevoir les courriels « en chaine » qui contiennent des plaisanteries et des farces. Réduisez le nombre de messages que vous envoyez en copie conforme et limitez vos diffusions aux personnes qui participent de façon active à un projet que vous menez ou sur lequel vous travaillez. Dites à vos collaborateurs et à vos employés d'en faire autant. Finalement, évitez de répondre à tous les courriels avec des messages d'approbation ou de soutien. Informez vos collaborateurs que le fait de ne pas répondre ne signifie pas le manque d'approbation, mais que c'est seulement pour minimiser les longues chaines d'échanges vides de contenu : « Ça va. OK. J'ai compris. 10-4. Merci et à la prochaine. » Vous voyez le genre?
La maitrise du temps devient une nécessité dès lors que nous ne pouvons plus nous arrêter pour penser et pour prendre du recul. Par ailleurs, l'épuisement et la fatigue sont des fléaux modernes. C'est peut-être une ironie, mais il faut prendre le temps de prendre le temps. Les quelques techniques et suggestions dans ce bulletin sont un début pour retrouver la maitrise de votre temps.
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