J'ai observé à maintes occasions comment le fait de réfléchir à un plan d'action, puis de le coucher sur papier, génère des idées plus claires et assure un plus grand succès quant à l'atteinte des objectifs. Toutefois, la plupart des gestionnaires et des entrepreneurs ont tendance à résister à ce type de planification formelle, tout particulièrement lorsqu'il s'agit de s'asseoir et de l'écrire. Voici quelques-unes des erreurs les plus courantes à l'égard de la planification formelle et des instructions écrites.
Un des plus grands avantages d'un plan écrit est qu'il force son auteur à exprimer ses pensées en des termes que les autres comprendront. Les auteurs remarquent constamment que le processus de planification d'un texte, et le fait de s'obliger à l'écrire, mènent ultimement à la réflexion. L'alternative est de se contenter de ruminer les problèmes, les enjeux, les objectifs, les responsabilités, etc. Un leader qui rumine tout haut devant ses subordonnés peut aggraver la situation en les laissant perplexes quant à ce qu'il veut vraiment. Coucher les idées sur papier tend aussi à libérer l'esprit, ce qui permet de mieux focaliser la réflexion et de rédiger des textes plus percutants.
Il existe dans la plupart de mes organisations clientes une peur de la « paperasserie » ou de la « bureaucratie », qui est habituellement perçue comme une montagne de papiers, de plans « théoriques » et de rapports. Il y a certes des organisations qui mettent davantage l'accent sur la documentation que sur l'action. Beaucoup d'organismes gouvernementaux souffrent de cette façon de faire. Toutefois, c'est rarement un problème dans la plupart des entreprises et des organisations sans but lucratif, particulièrement les plus petites. Elles ne courent aucun risque imminent de bureaucratisation. D'ailleurs, la bureaucratie n'est pas vraiment une question de documents et de rapports; c'est plutôt comment des personnes utilisent leur poste pour faire avancer leurs propres priorités et leur pouvoir personnel. Les rapports et les documents sans fin sont tout juste des moyens d'embrouiller les cartes et de voiler sa responsabilité, ou encore de forcer des clients ou d'éventuels collaborateurs à faire des choses contre leurs propres intérêts. Mais, il s'agit d'un problème entièrement différent.
Le plus grand avantage des directives et des plans écrits c'est que votre entourage perçoit clairement ce que vous faites ou ce que vous voulez accomplir. Cela lui évite de se livrer à des jeux de devinette ou de lecture de la pensée auxquels beaucoup de personnes ont recours quand elles travaillent dans le vide sur le plan de l'information. Mais ce qui est encore plus important, c'est que cela dissipe les rumeurs parce que le patron a mis noir sur blanc ce qu'il attend de tout le monde. Cela aide aussi à clarifier les ressources, les relations et les responsabilités. Si un projet de plan est distribué, les collaborateurs et les subordonnés peuvent se baser sur quelque chose pour critiquer et suggérer des améliorations, au lieu d'émettre de vagues allégations du genre « je songe à faire telle chose ».
La recherche dans le domaine de la psychologie a démontré que la plupart des gens vont facilement renier leurs promesses verbales et leurs engagements, parfois sans même s'en rendre compte. D'autre part, les gens ont tendance à respecter davantage les engagements publics, non parce qu'ils le veulent réellement, mais pour s'éviter l'embarras de faire marche arrière. C'est ce qui transforme des voeux pieux en gestes concrets : l'impératif de ne pas perdre la face. Qu'est-ce qui pourrait être plus « public » que d'écrire noir sur blanc et de mettre en circulation vos engagements et les moyens choisis pour les atteindre?
« Je suis trop occupé pour planifier » est la phrase la plus ridicule qu'un gestionnaire ou un cadre peut dire. Si vous ne prenez pas le temps de réfléchir sérieusement à votre prochain programme d'action et de le planifier correctement, comment éviterez-vous de vous retrouver au même point demain, la semaine prochaine, l'année prochaine? La planification est un investissement, en ce sens que vous récolterez beaucoup de dividendes en chemin, mais vous vous assurerez aussi la tranquillité d'esprit et pourrez mieux vous concentrer sur le court terme.
La plupart des gens ont un préjugé bien ancré contre le fait de consigner par écrit les choses qu'ils désirent accomplir, sauf peut-être les listes de choses à faire. En fait, planifier est probablement la tâche la plus critique qu'un cadre ou un leader puisse entreprendre. En planifiant de manière formelle ce que vous désirez accomplir et comment vous comptez y arriver, vous créez les conditions nécessaires pour réussir. Cela génère une base commune de compréhension entre les parties qui devront exécuter le plan. Cela contribue à asseoir l'autorité du cadre responsable, parce qu'il démontre qu'il a réfléchi aux conséquences de son engagement et qu'il a commencé à convertir sa vision en réalité grâce à une planification (plus ou moins) détaillée.
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